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企業にメールを送る時のマナー/サンプル文章を紹介

就活でメールを送る

OB・OGを紹介してもらう時、面接のお礼をする時、面接日程を決める時など、就活では必ず企業にメールを送る機会があります。

そこでここでは企業にメールを送る時のマナーや注意点を解説します。

ビジネスメールは、決まった型のようなものがあり、これを守らないとマナーを心得ていないとみなされます。必ずビジネスメールの型を守るようにしましょう。

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企業にメールを送る時のマナー

メールで忘れてはいけない項目

続いて企業にメールを送る時に忘れてはいけない項目を一覧で紹介します。

  • 宛先(ないと送信できません)
  • 件名(タイトル)
  • 宛名(誰宛のメールを記載)
  • 挨拶・名乗り(挨拶に加え、自分が誰であるかを宛名の後に記載する)
  • 本文(読みやすいように、要件はシンプルに)
  • 終わりの挨拶
  • 署名(自身の名前、連絡先などを最後の記載)

マナー・注意点

いくつか注意点をまとめて紹介します。

  • 簡潔に、礼儀をわきまえて
  • 口語口調はNG
  • 件名(タイトル)は簡潔に
  • 本文の冒頭には宛名を忘れずに
  • 本文は読みやすいように30~40字で改行

企業の送るメールは、要件がしっかり伝わるように簡潔に記載します。手紙のように季節の挨拶はいりませんが、決まった挨拶があるので、忘れないようにしましょう。(後述)

また件名には簡潔なタイトルを付けて、何のメールかすぐに分かるようにしましょう。わけのわからないメールは迷惑メールだと判断されてしまい、読んでもらえません。読むべきメールだとわかるタイトルを付けます。

例えば、「セミナー参加希望」「OB訪問のお礼」といったようにです。

文章で書いてもわかりづらいと思うので、事項ではサンプル文章とともにメールのマナーを解説します。

メールサンプルと注意点

宛先:××@○○.co.jp
件名:OB訪問のお願い(○○大学・田中二郎)
本文:
↓宛名(部署しかわからない場合は、~部御中とする、名前がわかる場合は名前を記載)
株式会社○○
営業部 ○○様突然のメール失礼いたします。
○○大学○○学部に在籍しております田中二郎と申します。

↓本文(内容は簡潔に、口語NG)
キャリアセンターで、○○様のご連絡先を教えていただき、OB訪問をさせていただきたく、メールをした次第です。
お忙しいとは存じますが、是非、一度お会いして、お話を聞かせていただけないでしょうか。

↓終わりに挨拶(何卒よろしくお願いいたします、が定番の挨拶)
お返事いただければ幸いでございます
何卒よろしくお願いいたします。

↓署名(区切り線を入れて署名を記載、テンプレを登録しておくと便利)
―――――――――――――――――――――――――――――――――
田中二郎
○○大学○○学部3年生
Eメール:tanaka2ro@○○.com
住所:東京都中野区○○町x-x-x
電話番号:090-xxxx-xxxx
―――――――――――――――――――――――――――――――――

メールサンプル画像(OB訪問のお願い)

特に、件名、宛名、挨拶は忘れがちです。しかもこれを忘れるとマナーがなっていないと判断されてしまいます。

絶対に忘れないように、送信ボタンを押す前に2回、3回、見直すようにしましょう。

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