何かのお礼や依頼をする時はメールが望ましいです。電話は相手が不在のことをもありますし、電話によって仕事が途切れることを嫌がる社会人もいます。
それでもやむを得ず企業に電話をしないといけない機会があると思います。その時のためにここでは、企業に電話する時のマナー、注意点、モデルトークを紹介します。
電話をかける際の注意点
- 大きな声ではきはきしゃべる
- 話す内容を整理し、メモを作ってから電話する
- 静かな場所からかける
- 聞いた内容（時間、場所、担当者）はメモしておく
- 番号は通知する（非通知にしない、公衆電話、他人の電話はNG）
- 切る時は相手が切ってから
- 相手は仕事中であるという配慮を忘れずに
当然ですが、電話をする時は大きなお声ではきはきと話しましょう。相手に好印象を与えられます。
また電話をかける時は、忙しい始業、就業の時間帯は避けるようにしましょう。
例えば、19時終業で、18時58分に電話をかけると電話対応のせいで、数分の残業が発生する可能性があります。また始業時は朝礼があったり、前日にもらったメールの返信など、急務の仕事から取り掛かる場合があり電話は避けるべきです。
話す内容・要点を整理してから電話をかける
何が知りたいのか、何を依頼したいのか、を明確にしたうえで電話をかけるようにしましょう。
社会人でも前置きが長かったり、言い回しがややこしくで、要件が全く伝わってこない人がいます。学生のうちから、用件を簡潔に伝えることを意識しておくことは大切です。
聞いた内容をメモする
電話で聞いた内容を忘れてしまい、また電話をかけるのはとても失礼です。そんなことをしたら確実に不採用です。
電話をかける時は、聞いた内容を必ずメモしましょう。時間や場所、担当者、内容をしっかり記録します。社会人になったら必須となる能力です。
例えば、会社訪問の依頼の電話をしたなら、会社訪問の時間、受付の仕方、対応してくれたり人の名前と部署など、様々なことを聞くと思います。それをしっかりメモしておくようにしましょう。
また、相手に重要なこと、例えば住所や担当者、電話番号を教えてもらう時は、復唱して相互確認するようにしましょう。
担当者が不在の時の対応
担当者が不在の時は、いつ頃戻るのかを聞いて、改めてかけ直す。間違っても「戻ったら電話してください」と言ってはいけない。
また伝言をお願いするのもおすすめできません。極力自分から電話して解決するようにしましょう。
モデルトーク
会社訪問をする時のモデルトークを紹介します。
会社・店舗訪問する時のモデルトーク
「お忙しいところ、申し訳ありません。わたしく現在就職活動をしております、○○大学○○学部の田中と申します。ぜひとも御社の入社させていただきたいのですが、会社訪問をさせていただきたいと思い、お電話いたしました」
・企業（代表）
電話ありがとうございます。担当と代わりますので少々お待ちください。※若手社員、もしくは受付が出るので、用件を伝えて担当者を出してもらう
・企業（担当）
お電話代わりました。人事部の○○です。※担当者はメモしておく
・学生
お忙しいところ申し訳ありません。わたくし○○大学○○学部の田中と申します。ぜひとも御社の入社させていただきたいのですが、会社訪問をさせていただきたいと思っております。つきましては会社訪問をお願いできないでしょうか？
※担当が出たら再度、氏名、大学、用件を伝える
・企業（担当）
はい、大丈夫ですよ。それでは〇月〇日ではいかかでしょうか？
・学生
申し訳ありません。その日は都合が悪いので、ほかの日にしていただけないでしょうか？
・企業（担当）
それでは、〇月〇日はいかかでしょうか？
・学生
〇日ですね。よろしくお願いします。何時に、どこへうかがえばよろしくお願いでしょうか？※時間、当日の流れを確認する
・企業（担当）
〇時に弊社1階の受付でお待ちください。
・学生
〇時に御社1階の受付ですね。お忙しいところありがとうございます。それでは〇日〇時、よろしくお願いいたします。
失礼いたします。※お礼を忘れずに
電話ではなくメールで
面接、説明会の遅刻のような急を要する時や内定の事態のように誠意を示す必要がある場合は電話の方が望ましいです。
しかし、会社訪問のお願いやOB・OGの紹介、説明会の確認、質問などは極力メールで行うべきです。
電話をすれば誠意、やる気を伝えられると勘違いしている人がいますが、メールで済む要件を電話で話されると「それメールでもいいよね」とカチンとくる社会人もいます。
冒頭にも記載しましたが電話を嫌う社会人の方は存在します。また四六時中電話に出られるわけではなく、外回りや会議、昼休憩など電話に出られない時もあります。
そのためメールで済ませられる要件は、極力メールで済ませるようにしましょう。
